Як оволодіти однозадачністю за допомогою технологій для підвищення продуктивності

Зосередження на одному завданні за раз допоможе вам зробити більше за менший час. Ось кілька порад і цифрових інструментів, які допоможуть вам оволодіти однозадачністю.

Зовні здається, що багатозадачність — це найкращий спосіб підвищити продуктивність, враховуючи всі особисті цілі, які ви хочете досягти, нескінченні робочі вимоги, цифрові відволікання та дисбаланс між роботою та особистим життям, спричинений пандемією.

Однак глибше занурення в цю практику призводить до іншого висновку.

Недоліки багатозадачності

У вас є стільки енергії, уваги та часу — найважливіших елементів продуктивності. У результаті багатозадачності одним із головних недоліків є те, що ви лише частково віддані різним видам діяльності, на яких зосереджуєтеся одночасно.

Результатом є міраж, який змушує вас думати, що ви ефективніші, тому що мало прогресуєте на кількох фронтах, що призводить до неправильного сприйняття успіху.

Але насправді багатозадачність дозволяє зосередитися на неправильних пріоритетах, гальмує творчі здібності, підвищує рівень стресу та відволікання, призводить до більшої кількості помилок, вигорання, погіршення пам’яті тощо, що в результаті робить вас менш продуктивними. І є багато досліджень , які підтверджують це твердження.

Отже, яка альтернатива?

Наразі ви, мабуть, здогадалися, що альтернативою є однозадачність, коли ви зосереджуєтесь на одному завданні за раз. Як випливає з цього терміну, це означає приділяти всю вашу увагу завданню. Ця практика дозволяє заощадити час, витрачений на жонглювання між видами діяльності, підвищує творчість, підвищує ймовірність виконання пріоритетів, усуває відволікання тощо.

Але, швидше за все, ви вже знаєте, що виконання одного завдання може підвищити вашу продуктивність. Однак, як і багато інших речей у житті, часто існує великий розрив між тим, що ми знаємо, що повинні робити (одна задача), і тим, що ми в кінцевому підсумку робимо (багатозадачність).

Щоб закрити прогалину, давайте трохи відхилимося від того, що є, і зосередимося на тому, як покращити вашу здатність зосереджуватися на одній справі за раз і підвищити свою продуктивність одночасно:

1. Використовуйте метод Pomodoro

Метод Pomodoro — це ефективна техніка управління часом, яка може підвищити вашу продуктивність, допомагаючи зосередитися на одному завданні. Це просто в застосуванні та вимагає мінімальних налаштувань.

Щоб почати використовувати метод Pomodoro, встановіть таймер на 25 хвилин, щоб зосередитися на одному завданні, і зробіть 5-хвилинну перерву, щоб розслабитися, або зробіть будь-що, що не пов’язане з вашим завданням, наприклад, пограйте в гру чи напишіть друзям. Ви щойно завершили один сеанс Pomodoro. Ви можете зробити більш тривалу перерву після чотирьох або п’яти Pomodoros.

Цей метод ефективний, тому що він допомагає вам зменшити відволікання, ефективно спланувати свій день, насолоджуватися відчуттям успіху після кожного сеансу Pomodoro та підвищити концентрацію завдяки коротшим паузам роботи.

2. Створення автоматизованих систем

Вам може бути важко виконувати лише одне завдання, тому що вам потрібно виконувати дуже багато регулярних справ, як-от відповідати на електронні листи чи публікувати дописи в соціальних мережах. На щастя, є кілька способів автоматизації, які допоможуть вам впоратися з цими зайвими завданнями та зосередитися на ваших пріоритетах.

Наприклад, ви можете використовувати програми для Androi, щоб налаштувати автоматичні відповіді на електронні листи, телефонні дзвінки, текстові повідомлення тощо. Ви також можете використовувати платформи автоматизації, як-от IFTTT, для підключення різних цифрових інструментів і створення автоматизованих систем.

3. Об’єднайте свої дрібні завдання

Чи траплялося вам, що ви починаєте важливе та складне завдання, а через кілька хвилин розумієте, що робите щось зовсім не пов’язане? Припустімо, ви хочете написати блог на тему «Як почати бізнес». Ви починаєте досліджувати тему й отримуєте електронний лист із запитанням, чи можете ви взяти участь у конференції з глобального потепління наступного тижня.

Ви вирішуєте відповісти негайно, оскільки це займе лише кілька хвилин, але ви натискаєте посилання на YouTube про вирубку лісів, вкладене в електронний лист. Тоді алгоритми YouTube пропонують вам переглянути трейлер фільму, пов’язаного з темою, і наступне, що ви знаєте, – ви дивитеся повне шоу на Netflix. Звучить знайомо?

Отже, як цього уникнути? Плануючи свій день і класифікуючи подібні дії разом, щоб уникнути перемикання завдань. Це дозволяє виконувати подібну мілку або малоцінну роботу одночасно, а не спорадично протягом робочого дня.

Наприклад, ви можете приділити час сортуванню електронних листів, плануванню зустрічей у своєму календарі та відповіді на сповіщення. Ви можете групувати всі ці маловартісні завдання для тих частин дня, які потребують низьких витрат енергії.

4. Використовуйте персональний Kanban

Ви можете переконатися, що ви працюєте лише над одним завданням одночасно, створивши свою особисту систему Kanban. Ви можете скористатися дошкою та наліпками або завантажити програму на основі канбану, наприклад Trello .

Увійшовши у свій обліковий запис Trello, створіть три стовпці під назвою— to do , doing і completed . Запишіть усі завдання, над якими ви хочете працювати, у порядку пріоритетності. Візьміть найважливіше завдання та перемістіть його в колонку виконання , щоб почати працювати над ним.

Щоб ця техніка працювала, вам потрібно лише переконатися, що у вашому стовпчику виконання одночасно є лише одне або два завдання. Це допоможе вам не запускати занадто багато завдань одночасно.

Завантажити: Trello для Android | iOS (безкоштовна, доступна преміум-версія)

5. Потренуйтеся використовувати одинарний табулятор

Зараз на вашому екрані може бути відкрито багато вкладок. У наші дні здається неможливим утримувати ваші сеанси перегляду на одній вкладці. Під час перегляду веб-сторінок так легко відволіктися, тому що вони переповнені відволікаючими факторами.

Практика використання однієї вкладки — ефективний спосіб допомогти вам зосередитися на завданні. Однак ми впевнені, що вам може знадобитися допомога, щоб почати. Ви можете використовувати таке розширення, як xTab, щоб обмежити кількість відкритих вкладок.

Ви також можете використовувати Momentum , щоб насолоджуватися його гарним фоновим зображенням, попередньо встановленою зоною фокусування (або будь-яким іншим нагадуванням) і надихаючою цитатою.

6.Використовуйте Штучний Інтелект

У світі постійної інформаційної напруги і завалу справ, однозадачність стає все більш цінним навичками. Здатність фокусуватися на одному завданні водночас є ключем до підвищення продуктивності та зниження стресу. Але, на жаль, у сучасному світі однозадачність стає викликом, оскільки технології та соціальні медіа заволодівають нашою увагою.

Щасливо, разом з появою штучного інтелекту (ШІ), ми бачимо інновації, які сприяють розвитку однозадачності та підвищенню продуктивності. Ось кілька способів, які ШІ може допомогти нам управляти цією проблемою:

1. Персоналізовані рекомендації: Алгоритми ШІ можуть аналізувати наші привички в роботі та відпочинку, а потім рекомендувати оптимальний розпорядок дня для кращої концентрації. Вони можуть навіть надсилати нагадування про перерви, які допомагають уникнути втоми.
2. Фільтрація відволікаючих чинників: ШІ може фільтрувати відволікаючі повідомлення та сповіщення, щоб утримати нас у режимі концентрації. Він може розпізнавати та блокувати небажану пошту, соціальні мережі та інші джерела відволікань під час робочого часу.
3. Технології розпізнавання тексту і голосу: Завдяки розвитку технологій розпізнавання мовлення, можливості використання голосових асистентів і диктовки тексту, ми можемо працювати з документами та завданнями, не відволікаючись на клавіатуру. Це дозволяє зосередитися на виконанні завдання, не розподіляючи увагу.
4. Психологічні аспекти: ШІ також може допомагати відслідковувати наш стан емоційної напруги та стресу, і вчасно надавати рекомендації з медитації, релаксації або коротких пауз для відновлення концентрації.
5. Аналітика продуктивності: ШІ може аналізувати нашу продуктивність та вказувати на часові проміжки, коли ми найбільш ефективні, допомагаючи встановити оптимальний графік роботи.

Штучний інтелект може бути потужним інструментом для допомоги нам керувати нашою увагою та збільшувати ефективність у роботі. Використання цих технологій разом з усвідомленням та практикою самоконтролю може привести до збалансованого підходу до робочих завдань і підвищення рівня продуктивності.

Знайдіть більшу продуктивність у виконанні одного завдання

Виконуючи одну задачу, ви майже завжди можете бути впевнені, що впоралися зі своїми найважливішими завданнями ефективно та результативно, оскільки ви максимально зосередили на них свою енергію, час і увагу.